How to Run a Successful Virtual Event [+ Examples]

Heutzutage, viel des Geschäfts wird virtuell erledigt.

Sie können Ihren Morgen beispielsweise damit beginnen, E-Mails zu beantworten und den Blog-Beitrag eines Kollegen über Google Doc zu bearbeiten. Ihr Kollege arbeitet heute von zu Hause aus, also lassen Sie ihn locker, um ihn wissen zu lassen, wann das Stück fertig ist.

Am Nachmittag haben Sie mit Ihrem Remote-Manager ein 1: 1 über Zoom.

Gegen 16:00 Uhr melden Sie sich dann im Webinar eines Unternehmens an, um mehr über Social Media Marketing im Jahr 2020 zu erfahren. Das Webinar besteht aus einer Expertengruppe, und Sie können das aufgezeichnete Webinar später herunterladen, um später darauf zurückgreifen zu können.

Zweifellos sind Online-Tools und -Erfahrungen ein wesentlicher Bestandteil der Rolle eines modernen Vermarkters.

Es gibt jedoch einen Aspekt des Geschäfts, der bis vor kurzem von virtuellen Erfahrungen fast unberührt zu sein scheint: Konferenzen.

Unsere historische Einstellung zu Konferenzen ist, dass wir in ein Flugzeug zu einer Konferenz einsteigen, unsere Visitenkarten mitbringen und uns auf eine Woche mit Hauptrednern, Breakout-Sessions und Networking-Veranstaltungen vorbereiten, die es uns ermöglichen, unsere eigenen Produkte und Dienstleistungen bekannt zu machen. während Sie mit anderen Vermarktern zusammenarbeiten, die möglicherweise nützliche Tools oder eigene Vorschläge haben.

Im Jahr 2020 werden voraussichtlich virtuelle Konferenzen stattfinden. Lassen Sie uns hier die Vorteile virtueller Konferenzen untersuchen, einige Beispiele erfolgreicher virtueller Konferenzen betrachten, die Sie inspirieren, und einige Tools ausprobieren, die Ihnen bei der Planung Ihrer eigenen helfen können.

Aber zuerst – lassen Sie uns darüber sprechen, warum virtuelle Konferenzen Ihrem Unternehmen in Zukunft zugute kommen können.

Vorteile der virtuellen Konferenz

Das Ausrichten einer virtuellen Konferenz bietet viele wichtige Vorteile.

Zum einen kann dadurch der Eintrittspreis gesenkt werden, sodass kleinere Unternehmen mit begrenztem Budget Tickets für Ihre Konferenz kaufen und ihre eigenen einzigartigen Einblicke gewähren können.

Dies senkt auch die Kosten, die Ihr Unternehmen für Konferenzräume, Personal, Catering, Sicherheit und vieles mehr zahlen müsste.

Darüber hinaus können Menschen auf der ganzen Welt miteinander interagieren, ohne übermäßig viel für Flüge und Hotels ausgeben zu müssen. Stellen Sie sich vor, wie viel einfacher es für Vermarkter aus Indien, Irland, Australien und den USA ist, zusammenzuarbeiten virtuell, anstatt zu versuchen, sich persönlich zu versammeln.

Dies kann Ihnen auch dabei helfen, gefragte Redner zu gewinnen, die nicht die Zeit haben, sich zu einer persönlichen Konferenz zu verpflichten, aber gerne über einen kurzen Videoanruf oder eine aufgezeichnete Präsentation die Erkenntnisse der Branche teilen.

Darüber hinaus können Sie mit einer Online-Konferenz ein Produkt erstellen – Aufzeichnungen von Ihrer Konferenz -, das Sie nach dem ersten Live-Start noch Monate und Jahre lang als Tool zur Lead-Generierung freigeben und verwenden können.

Und schließlich gibt es das Offensichtliche: Manchmal können unvorhergesehene Umstände persönliche Konferenzen an bestimmten Orten einfach unmöglich machen.

Emily Raleigh, Marketing Managerin für Marken- und strategische Partnerschaften bei HubSpot, gibt einige Ratschläge, wenn Sie plötzlich feststellen, dass Sie Ihr persönliches Ereignis auf ein virtuelles Ereignis umstellen: “Wenn Sie von einem Live-Ereignis wechseln, versuchen Sie, den Zuschauern einen zusätzlichen Mehrwert zu bieten Schalten Sie jetzt online ein. Machen Sie eine zusätzliche Sitzung. Bieten Sie mehr Zeit für Fragen und Antworten. Geben Sie ein besonderes Angebot. Finden Sie kreative Möglichkeiten zum Hinzufügen extra Momente erfreuen. “

Darüber hinaus erwähnt Raleigh: “Virtuelle Ereignisse können leicht einen der besten Vorteile von Live-Ereignissen verlieren: die menschliche Verbindung. Um dies zu mildern, halten Sie das Ereignis anregend und binden Sie das Publikum ein.”

Nachdem wir einige Vorteile untersucht haben, wollen wir uns mit Tools befassen, mit denen Sie Ihre eigene virtuelle Konferenz erstellen können.

Tools für virtuelle Konferenzen

1. Hopin

Hopin ist eine All-in-One-Plattform für die Planung von Online-Konferenzen. Sie bietet alles von einem virtuellen Empfang über Breakout-Sessions bis hin zu einer Hauptbühne und Networking-Events.

Das Netzwerk-Tool ist besonders hilfreich. Mit einem Timer können Sie festlegen, dass sich jeder Teilnehmer nur ein paar Minuten lang mit einem anderen Teilnehmer mischt, bevor er zum nächsten Gespräch übergeht (und wenn das Gespräch außergewöhnlich gut verläuft, können sie auf “Verbinden” klicken, um Kontakt zu erhalten Informationen des anderen Teilnehmers, die später nachverfolgt werden sollen).

Ihre Veranstaltung kann sowohl Webinare als auch Live-Streams umfassen. Mit einer Live-Chat-Funktion können die Teilnehmer Fragen in Echtzeit stellen. Darüber hinaus können die Teilnehmer virtuelle Stände nutzen, um für ihre Produkte oder Dienstleistungen zu werben und auch Rabatte anzubieten.

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2. Whova

Die Whova Event App ist seit 2014 führend in Bezug auf Engagement und Networking von Teilnehmern. Seit vier Jahren in Folge hat Whova sowohl den Preis für die beste Event-App als auch den People’s Choice Award von den Event Technology Awards erhalten.

Veranstalter können Whova verwenden, um Online-Veranstaltungen vor, während und nach der Veranstaltung hochgradig interaktiv, unterhaltsam und produktiv zu gestalten. Das Tool lässt sich direkt in Live-Streaming- und Video-Hosting-Tools wie Zoom, Google Hangout, YouTube, Vimeo usw. integrieren. Es bietet außerdem Live-Fragen und Antworten, Networking für Teilnehmer, ein Diskussionsforum, Besprechungsspiele, eine virtuelle Ausstellerhalle und sogar virtuelle Meetings -UPS.

Viele Organisatoren bieten vor ihren Veranstaltungen Zugriff auf die Whova-App, damit die Teilnehmer virtuell Kontakte knüpfen und verschiedene Themen einzeln oder in virtuellen Gruppen diskutieren können, sodass sich alle zum Zeitpunkt der Veranstaltung besser verbunden fühlen. Jeder Teilnehmer hat ein professionelles Profil, das es ihm ermöglicht, andere zu finden, mit denen er gemeinsame Interessen hat. Insbesondere der Eisbrecher und der In-App-Chat machen es Fremden Spaß, sich auf persönlicher Ebene kennenzulernen und mit neuen und alten Freunden zu kommunizieren.

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3. Führen Sie die Welt

Run The World ist eine All-in-One-Online-Konferenzplattform mit Tools für Livestream-Gespräche, -Diskussionen und -Panels. Darüber hinaus stellt Run The World mit einer virtuellen “Cocktailparty” -Option sicher, dass der soziale Aspekt Ihrer virtuellen Veranstaltung nicht verloren geht. und einen Algorithmus, der die Teilnehmer anhand von Fragebögen, die sie vor der Veranstaltung ausfüllen, mit anderen Gleichgesinnten vergleicht.

Run The World ist für eine Vielzahl kleiner und großer Unternehmen zugänglich, darunter gemeinnützige Organisationen, Start-ups und Unternehmen sowie einzelne Experten, die Online-Workshops oder Bootcamps veranstalten möchten.

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Wenn Sie nicht über das Budget für ein virtuelles Konferenztool verfügen oder einfach nicht viel mehr als ein einfaches Video und Mikrofon benötigen, können Sie auch Videoanruftools wie Zoom, Google Hangouts oder ezTalks in Betracht ziehen.

Beispiele für virtuelle Konferenzen

1. Spieleentwicklerkonferenz

Die 2020 Game Developers Conference (GDC) hat ihre persönlichen Konferenzen auf das Streaming aufgezeichneter Versionen auf dem GDC Twitch-Kanal umgestellt. Die Konferenz wird weiterhin Zeremonien für das Independent Games Festival (IGF) und die Game Developers Choice Awards (GDCA) haben und ab 16.00 Uhr täglich vom 16. bis 20. März Sitzungsinhalte streamen.

Die GDC hat eine gut organisierte Reiseroute auf ihrer Website veröffentlicht, mit Breakout-Sessions, die von Influencern und Experten der Gaming-Branche geleitet werden.

Darüber hinaus können Sie Live-Sitzungen pausieren, wenn Sie sie zu einem späteren Zeitpunkt ansehen möchten. Die GDC enthält “Empfohlene Kanäle” mit einer Anzahl von Mitarbeitern auf der linken Seite des Bildschirms. Bei einigen Sitzungen, an denen mehr als 30.000 Zuschauer teilnehmen, kann man mit Sicherheit sagen, dass die GDC erfolgreich eine virtuelle Version ihrer ursprünglich persönlichen Veranstaltung gestartet hat.

2. HubSpot-Partnertag

Vom 7. bis 8. April 2020 startete HubSpot einen eigenen virtuellen Partnertag. Das Partnerteam verwendete Zoom, ein beliebtes Videokonferenz-Tool, und schickte jedem Präsentator ein “Video-Kit” mit Mikrofon, Kamera, Beleuchtung und Hintergrund, damit die Teilnehmer von jedem der virtuellen Lautsprecher des Tages ein optimales Seherlebnis erleben konnten. Darüber hinaus verwendeten die Teilnehmer Zoom, um sich mit anderen Partnern zu vernetzen.

Ich habe mit Arden Brust, einem Manager im Partner-Marketing-Team von HubSpot, gesprochen, um einige Herausforderungen zu erfahren, die bei der Planung einer eigenen virtuellen Erfahrung auftreten können.

Brust sagte zu mir: “Bei der Planung einer Online-Veranstaltung ist es wichtig, dass Sie flexibel und aufgeschlossen bleiben. Bei einer virtuellen Veranstaltung besteht das Risiko von Technologieproblemen sowie von Planungsproblemen, die Sie möglicherweise nicht berücksichtigt hätten, wenn Sie alle Beteiligten hätten Person (einschließlich Zeitzonenprobleme). Um dies zu bekämpfen, iterieren Sie weiter mit Ihrem Team und planen Sie das Schwenken. Lassen Sie sich nicht zu sehr auf Plan A ein, damit Sie nicht überlegen, wie Plan B besser funktionieren könnte. “

3. Wie ich das gebaut habe, von Women In Product

Mit Hilfe des virtuellen Konferenztools Run The World startete die gemeinnützige Organisation Women In Product vom 7. bis 8. März 2020 eine vollständig virtuelle Veranstaltung. An der Women In Product-Konferenz nahmen Teilnehmer aus China, Indien, Kanada und dem Silicon Valley teil.

An der Konferenz nahmen 10 Redner teil, die erfolgreiche Produkte entwickelt haben – darunter der Director of Product bei GoDaddy, ein PayPal-Produktleiter und ein Senior Product Manager bei Ebay. Die virtuelle Veranstaltung umfasste Kamingespräche, Hauptredner und Networking-Veranstaltungen, bei denen Frauen die Herausforderungen und Erfolge von Produkteinführungen in verschiedenen Märkten kennenlernen konnten.

4. Webinar Mastery Summit

Jon Schumacher hatte eine Zeit lang Webinare online mit minimalen Ergebnissen veranstaltet, als er den Webinar Mastery Summit startete, eine virtuelle Konferenz für Leute, die ihre Webinar-Fähigkeiten verbessern wollten.

An seinem ersten virtuellen Gipfel nahmen 25 Experten teil und generierten mit seinen All-Access Pass-Verkäufen 7.000 neue E-Mail-Abonnenten und einen Umsatz von über 55.000 US-Dollar. Mit All-Access erhalten seine Teilnehmer lebenslangen Zugriff auf 17 Expertenvideositzungen, vollständige MP3-Aufzeichnungen aller Sitzungen, eine dreimonatige Software zur Kurserstellung und Zugang zu einer privaten Community für zusätzliche Netzwerke.

Letztendlich können Sie mit virtuellen Konferenzen auch nach dem ersten Live-Start aufgezeichnete verpackte Inhalte für die zukünftige Lead-Generierung und den Verkauf erstellen – etwas, was persönliche Konferenzen trotz aller Netzwerkvorteile nicht können.

5. HubSpot-Benutzergruppen (HUGs)

Meghann Keogh, eine HubSpot-Marketingmanagerin, die für HubSpot-Benutzergruppen und -Ereignisse verantwortlich ist, hat Umstände erlebt, unter denen sie es für notwendig hielt, persönliche Ereignisse abzubrechen und stattdessen virtuelle Ereignisse zu erstellen. Keogh erzählte mir, dass sie virtuelle HUGs-Events für San Francisco, NYC, Berlin, London, Helsinki, Paris, Bogota und Mexiko-Stadt veranstaltet hat.

Darüber hinaus hat sie virtuelle Kamingespräche geführt, darunter ein bevorstehendes mit dem CEO und Mitbegründer Brian Halligan und Christian Kinnear, VP of Sales und Managing Director EMEA.

Auf die Frage, wie man eine erfolgreiche virtuelle Veranstaltung durchführt, sagte Keogh zu mir: “Ob persönlich oder virtuell, die Menschen sind hungrig nach Verbindungen. Das Feedback, das wir bisher erhalten haben, war äußerst positiv. Es sind nicht nur Städte, die sich verbinden, sondern Länder . “

“Was hat unsere virtuellen Veranstaltungen bisher zu einem Erfolg gemacht? Unsere großartigen Redner, die unsere HUG-Communities inspirieren, aufklären und innovieren.”

Keogh fügt hinzu: “Wir sind bestrebt, relevante Inhalte in unsere HUGs zu bringen, sei es persönlich oder virtuell. Wir möchten sicherstellen, dass unsere Communities weiterhin die Möglichkeit haben, sich miteinander zu beschäftigen, und wir sind bestrebt, dies zu erreichen.” . “