How to Create a Pivot Table in Excel: A Step-by-Step Tutorial (With Video)

Die Pivot-Tabelle ist eine der leistungsstärksten und einschüchterndsten Funktionen von Microsoft Excel. Leistungsstark, weil es Ihnen helfen kann, große Datenmengen zusammenzufassen und zu verstehen. Einschüchternd, weil Sie nicht gerade ein Excel-Experte sind und Pivot-Tabellen immer den Ruf hatten, kompliziert zu sein.

Die gute Nachricht: Das Erstellen einer Pivot-Tabelle in Excel ist viel einfacher, als Sie vielleicht glauben gemacht haben.

Bevor wir Sie jedoch durch den Prozess der Erstellung einer Tabelle führen, gehen wir einen Schritt zurück und stellen sicher, dass Sie genau verstehen, was eine Pivot-Tabelle ist und warum Sie möglicherweise eine verwenden müssen.

Mit anderen Worten, Pivot-Tabellen extrahieren die Bedeutung aus diesem scheinbar endlosen Zahlengewirr auf Ihrem Bildschirm. Insbesondere können Sie Ihre Daten auf unterschiedliche Weise gruppieren, um leichter hilfreiche Schlussfolgerungen zu ziehen.

Der “Pivot” -Teil einer Pivot-Tabelle ergibt sich aus der Tatsache, dass Sie die Daten in der Tabelle drehen (oder schwenken) können, um sie aus einer anderen Perspektive anzuzeigen. Um klar zu sein, Sie addieren, subtrahieren oder ändern Ihre Daten nicht, wenn Sie einen Pivot machen. Stattdessen organisieren Sie die Daten einfach neu, damit Sie nützliche Informationen daraus preisgeben können.

Verwendung von Pivot-Tabellen

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie immer noch etwas verwirrt darüber sind, was Pivot-Tabellen tatsächlich tun. Dies ist eine dieser Technologien, die viel einfacher zu verstehen ist, wenn Sie sie in Aktion gesehen haben. Hier sind sieben hypothetische Szenarien, in denen Sie eine Pivot-Tabelle verwenden möchten.

1. Vergleichen Sie die Verkaufszahlen verschiedener Produkte.

Angenommen, Sie haben ein Arbeitsblatt mit monatlichen Verkaufsdaten für drei verschiedene Produkte – Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 – und möchten herausfinden, welches der drei Produkte das meiste Geld eingebracht hat. Sie können natürlich das Arbeitsblatt durchsehen und die entsprechende Verkaufszahl bei jedem Erscheinen von Produkt 1 manuell zu einer laufenden Summe hinzufügen. Sie können dann dasselbe für Produkt 2 und Produkt 3 tun, bis Sie für alle Summen haben. Ein Kinderspiel, richtig?

Stellen Sie sich nun vor, Ihr monatliches Verkaufsarbeitsblatt enthält Tausende und Abertausende von Zeilen. Das manuelle Durchsuchen kann ein Leben lang dauern. Mithilfe einer Pivot-Tabelle können Sie automatisch alle Verkaufszahlen für Produkt 1, Produkt 2 und Produkt 3 in weniger als einer Minute zusammenfassen und ihre jeweiligen Beträge berechnen.

2. Zeigen Sie den Produktumsatz als Prozentsatz des Gesamtumsatzes an.

Pivot-Tabellen zeigen natürlich die Gesamtsummen jeder Zeile oder Spalte an, wenn Sie sie erstellen. Dies ist jedoch nicht die einzige Zahl, die Sie automatisch erstellen können.

Angenommen, Sie haben vierteljährliche Verkaufszahlen für drei separate Produkte in eine Excel-Tabelle eingegeben und diese Daten in eine Pivot-Tabelle umgewandelt. In der Tabelle werden automatisch drei Summen am Ende jeder Spalte angezeigt, nachdem die vierteljährlichen Umsätze der einzelnen Produkte addiert wurden. Aber was ist, wenn Sie das finden wollten? Prozentsatz Diese Produktverkäufe trugen zu allen Unternehmensverkäufen bei und nicht nur zu den Gesamtverkäufen dieser Produkte.

Mit einer Pivot-Tabelle können Sie jede Spalte so konfigurieren, dass Sie den Prozentsatz der Spalte aller drei Spaltensummen anstelle nur der Spaltensumme angeben. Wenn beispielsweise drei Produktverkäufe einen Umsatz von 200.000 USD und das erste Produkt einen Umsatz von 45.000 USD erzielten, können Sie eine Pivot-Tabelle bearbeiten, um stattdessen zu sagen, dass dieses Produkt 22,5% aller Unternehmensverkäufe ausmachte.

Um den Produktumsatz als Prozentsatz des Gesamtumsatzes in einer Pivot-Tabelle anzuzeigen, klicken Sie einfach mit der rechten Maustaste auf die Zelle mit dem Gesamtumsatz und wählen Sie “Werte anzeigen als” > “% der Gesamtsumme.”

3. Kombinieren Sie doppelte Daten.

In diesem Szenario haben Sie gerade ein Blog-Redesign abgeschlossen und mussten eine Reihe von URLs aktualisieren. Leider hat Ihre Blog-Berichterstellungssoftware nicht sehr gut damit umgegangen und die “Ansicht” -Metriken für einzelne Beiträge auf zwei verschiedene URLs aufgeteilt. In Ihrer Tabelle haben Sie also zwei separate Instanzen für jeden einzelnen Blog-Beitrag. Um genaue Daten zu erhalten, müssen Sie die Ansichtssummen für jedes dieser Duplikate kombinieren.

Hier kommt der Pivot-Tisch ins Spiel. Anstatt manuell nach allen Metriken aus den Duplikaten suchen und diese kombinieren zu müssen, können Sie Ihre Daten (über die Pivot-Tabelle) nach dem Titel des Blogposts und voilà zusammenfassen: Die Ansichtsmetriken aus diesen doppelten Posts werden automatisch aggregiert.

4. Ermitteln Sie die Anzahl der Mitarbeiter für separate Abteilungen.

Pivot-Tabellen sind hilfreich, um automatisch Dinge zu berechnen, die Sie in einer einfachen Excel-Tabelle nicht leicht finden können. Eines dieser Dinge ist das Zählen von Zeilen, die alle etwas gemeinsam haben.

Wenn Sie beispielsweise eine Liste von Mitarbeitern in einer Excel-Tabelle haben und neben den Namen der Mitarbeiter die jeweiligen Abteilungen stehen, zu denen sie gehören, können Sie aus diesen Daten eine Pivot-Tabelle erstellen, in der jeder Abteilungsname und die Anzahl der Mitarbeiter aufgeführt sind das gehören zu diesen Abteilungen. Die Pivot-Tabelle eliminiert effektiv Ihre Aufgabe, die Excel-Tabelle nach Abteilungsnamen zu sortieren und jede Zeile manuell zu zählen.

5. Fügen Sie leeren Zellen Standardwerte hinzu.

Nicht jeder Datensatz, den Sie in Excel eingeben, füllt jede Zelle. Wenn Sie darauf warten, dass neue Daten eingehen, bevor Sie sie in Excel eingeben, haben Sie möglicherweise viele leere Zellen, die verwirrend aussehen oder näher erläutert werden müssen, wenn Sie diese Daten Ihrem Manager anzeigen. Hier kommen Pivot-Tische ins Spiel.

Sie können eine Pivot-Tabelle einfach anpassen, um leere Zellen mit einem Standardwert wie $ 0 oder TBD (für “zu bestimmen”) zu füllen. Bei großen Datentabellen ist die schnelle Kennzeichnung dieser Zellen eine nützliche Funktion, wenn viele Personen dasselbe Blatt überprüfen.

Um die leeren Zellen Ihrer Pivot-Tabelle automatisch zu formatieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Ihre Tabelle und klicken Sie auf “PivotTable-Optionen.” Aktivieren Sie im angezeigten Fenster das Kontrollkästchen “Leere Zellen als” und geben Sie ein, was angezeigt werden soll, wenn eine Zelle keinen anderen Wert hat.

Nachdem Sie nun besser verstanden haben, wofür Pivot-Tabellen verwendet werden können, wollen wir uns eingehend mit der eigentlichen Erstellung einer Tabelle befassen.

1. Geben Sie Ihre Daten in eine Reihe von Zeilen und Spalten ein.

Jede Pivot-Tabelle in Excel beginnt mit einer einfachen Excel-Tabelle, in der alle Ihre Daten gespeichert sind. Um diese Tabelle zu erstellen, geben Sie einfach Ihre Werte in einen bestimmten Satz von Zeilen und Spalten ein. Verwenden Sie die oberste Zeile oder die oberste Spalte, um Ihre Werte nach ihrer Darstellung zu kategorisieren.

Um beispielsweise eine Excel-Tabelle mit Leistungsdaten für Blog-Posts zu erstellen, verfügen Sie möglicherweise über eine Spalte mit jeder “URL”, eine Spalte mit dem “Post-Titel” jeder URL, eine Spalte mit den “Views to Date” jedes Posts usw. (Wir werden dieses Beispiel in den folgenden Schritten verwenden.)

2. Sortieren Sie Ihre Daten nach einem bestimmten Attribut.

Wenn Sie alle gewünschten Daten in Ihre Excel-Tabelle eingegeben haben, möchten Sie diese Daten auf irgendeine Weise sortieren, damit sie einfacher verwaltet werden können, sobald Sie sie in eine Pivot-Tabelle verwandeln.

Klicken Sie auf, um Ihre Daten zu sortieren “Daten” Registerkarte in der oberen Navigationsleiste und wählen Sie die “Sortieren” Symbol darunter. Im angezeigten Fenster können Sie Ihre Daten nach einer beliebigen Spalte und in beliebiger Reihenfolge sortieren. Um Ihre Excel-Tabelle beispielsweise nach “Ansichten bis Datum” zu sortieren, wählen Sie diesen Spaltentitel unter aus “Säule” und wählen Sie dann aus, ob Sie Ihre Beiträge vom kleinsten zum größten oder vom größten zum kleinsten bestellen möchten.

Wählen “IN ORDNUNG” Klicken Sie unten rechts im Sortierfenster darauf, dass Sie jede Zeile Ihrer Excel-Tabelle erfolgreich nach der Anzahl der Aufrufe neu anordnen, die jeder Blog-Beitrag erhalten hat.

3. Markieren Sie Ihre Zellen, um Ihre Pivot-Tabelle zu erstellen.

Wenn Sie Daten in Ihr Excel-Arbeitsblatt eingegeben und nach Ihren Wünschen sortiert haben, markieren Sie die Zellen, die Sie in einer Pivot-Tabelle zusammenfassen möchten. Klicken “Einfügen” entlang der oberen Navigation und wählen Sie die “PivotTable” Symbol. Sie können auch auf eine beliebige Stelle in Ihrem Arbeitsblatt klicken, “PivotTable” auswählen und den Zellenbereich, den Sie in die PivotTable aufnehmen möchten, manuell eingeben.

Dadurch wird ein Optionsfeld geöffnet, in dem Sie zusätzlich zum Festlegen Ihres Zellbereichs auswählen können, ob diese Pivot-Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt gestartet oder im vorhandenen Arbeitsblatt beibehalten werden soll. Wenn Sie ein neues Blatt öffnen, können Sie unten in Ihrer Excel-Arbeitsmappe zu diesem Blatt navigieren. Sobald Sie ausgewählt haben, klicken Sie auf “IN ORDNUNG.”

Alternativ können Sie Ihre Zellen markieren, “Empfohlene PivotTables” rechts neben dem PivotTable-Symbol auswählen und eine Pivot-Tabelle mit voreingestellten Vorschlägen zum Organisieren der einzelnen Zeilen und Spalten öffnen.

Hinweis: Wenn Sie eine frühere Version von Excel als Excel 2016 verwenden, befindet sich möglicherweise “PivotTables” unter “Tabellen” oder “Daten” entlang der oberen Navigation statt “Einfügen”. In Google Sheets können Sie Pivot-Tabellen aus dem erstellen “Daten” Dropdown-Liste entlang der oberen Navigation.

4. Ziehen Sie ein Feld in den Bereich “Zeilenbeschriftungen” und legen Sie es dort ab.

Nachdem Sie Schritt 1 abgeschlossen haben, erstellt Excel eine leere Pivot-Tabelle für Sie. Der nächste Schritt besteht darin, ein Feld, das gemäß den Namen der Spalten in Ihrer Tabelle beschriftet ist, per Drag & Drop in das Feld zu ziehen “Zeilenbeschriftungen” Bereich. Dadurch wird festgelegt, nach welcher eindeutigen Kennung – Titel des Blogposts, Produktname usw. – die Pivot-Tabelle Ihre Daten nach organisiert.

Angenommen, Sie möchten eine Reihe von Blogging-Daten nach Post-Titel organisieren. Dazu klicken Sie einfach auf das Feld “Titel” und ziehen es in den Bereich “Zeilenbeschriftungen”.

Hinweis: Ihre Pivot-Tabelle kann je nach der Excel-Version, mit der Sie arbeiten, unterschiedlich aussehen. Die allgemeinen Grundsätze bleiben jedoch dieselben.

5. Ziehen Sie ein Feld in den Bereich “Werte” und legen Sie es dort ab.

Sobald Sie festgelegt haben, nach was Sie Ihre Daten organisieren möchten, müssen Sie im nächsten Schritt einige Werte hinzufügen, indem Sie ein Feld in das Feld ziehen “Werte” Bereich.

Wenn Sie sich an das Beispiel für Blogging-Daten halten, nehmen wir an, Sie möchten die Ansichten von Blog-Posts nach Titel zusammenfassen. Dazu ziehen Sie einfach das Feld “Ansichten” in den Bereich “Werte”.

6. Optimieren Sie Ihre Berechnungen.

Die Summe eines bestimmten Werts wird standardmäßig berechnet. Sie können diesen Wert jedoch leicht in einen Durchschnitt, ein Maximum oder ein Minimum ändern, je nachdem, was Sie berechnen möchten.

Auf einem Mac können Sie dies tun, indem Sie auf das kleine klicken “”ich” Wählen Sie neben einem Wert im Bereich “Werte” die gewünschte Option aus und klicken Sie auf “OK”. Sobald Sie Ihre Auswahl getroffen haben, wird Ihre Pivot-Tabelle entsprechend aktualisiert.

Wenn Sie einen PC verwenden, müssen Sie auf das kleine umgedrehte Dreieck neben Ihrem Wert klicken und auswählen “Wertefeldeinstellungen” um auf das Menü zuzugreifen.

Tiefer graben mit Pivot-Tischen

Sie haben jetzt die Grundlagen der Erstellung von Pivot-Tabellen in Excel gelernt. Aber je nachdem, wofür Sie Ihren Pivot-Tisch benötigen, sind Sie möglicherweise nicht fertig.

Beispielsweise stellen Sie möglicherweise fest, dass die Daten in Ihrer Pivot-Tabelle nicht wie gewünscht sortiert sind. In diesem Fall kann Ihnen die Sortierfunktion von Excel helfen. Alternativ müssen Sie möglicherweise Daten aus einer anderen Quelle in Ihre Berichterstellung einbeziehen. In diesem Fall kann die VLOOKUP-Funktion hilfreich sein.

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Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Dezember 2018 veröffentlicht und aus Gründen der Vollständigkeit aktualisiert.