14 of the Best Meeting Scheduler Tools to Organize Your Day

Wir beschweren uns darüber, dass wir unzählige Stunden in unproduktiven und schlecht verwalteten Meetings verbringen.

Aber das größere Verbrechen ist die ganze verschwendete Zeit, die wir verbringen Planung das Treffen.

Die endlose Hin- und Her-Kommunikation und die Schritte – Überprüfen von Kalendern, Herausfinden des besten Treffpunkts, Einrichten einer Einwahlnummer, Hinzufügen des Meetings zum Kalender und Einladen aller erforderlichen Teilnehmer. Der Prozess macht Ihr Meeting zu einem Problem, bevor es überhaupt beginnt.

Planen Sie Besprechungen mühelos ohne lästige E-Mails. Hier erhalten Sie kostenlosen Zugang zu HubSpot-Meetings.

Egal, ob Sie versuchen, das perfekte Zeitfenster zu finden, um Ihr geschäftiges Team zu erreichen, oder nach der besten Möglichkeit suchen, sich mit Ihren Kunden abzustimmen, mit diesen Tools für die Besprechungsplanung haben Sie alles im Griff.

1. HubSpot

Viele Tools für den Besprechungsplaner stellen eine Verbindung zu Ihrem Posteingang her. Was ist jedoch, wenn Ihr Besprechungsplan auch in Ihrem CRM verfügbar sein muss? HubSpots Tool zur Planung von Besprechungen lässt sich sowohl in Ihren Kalender als auch in Ihr HubSpot CRM integrieren, sodass das Einrichten von Besprechungen mit Kunden, Interessenten oder Leads ein schmerzloser Prozess ist.

Das Meeting-Tool bietet Benutzern einen personalisierten Buchungslink, den sie per E-Mail teilen können, um Personen einzuladen, ihre Verfügbarkeit und Buchungszeit anzuzeigen. Wenn jemand ein Meeting plant, wird es automatisch zu Ihrem hinzugefügt und ins CRM geschoben.

(Übrigens empfehlen wir demütig unser eigenes Tool, da es einen Mehrwert bietet, insbesondere für Vertriebsmitarbeiter und Vermarkter. Klicken Sie hier, um zu sehen, wie es funktioniert.)

2. Arrangr

Dieses Tool verwaltet die Besprechungsplanung von Anfang bis Ende, indem vorläufige Besprechungszeiten reserviert und Slots freigegeben werden, die nicht belegt sind. Es integriert mit Kalendern und CRMs, und es hat die Fähigkeit, Gruppenereignisse zu planen. Das Einzigartigste ist jedoch die Möglichkeit, den perfekten Treffpunkt für alle Parteien vorzuschlagen.

3. Demodesk

Demodesk ist ein All-in-One-Besprechungsplaner und -assistent, der speziell für die Planung von Verkaufsdemos entwickelt wurde. Sie erhalten nicht nur benutzerdefinierte Buchungsseiten, Kalendersynchronisierung und Besprechungsanalysen, sondern können auch die erweiterten Optionen für die Bildschirmfreigabe und die virtuelle Anzeige nutzen. Als Plus hat es native Integrationen mit vielen Tools, einschließlich CRMs.

4. Rallye

Es kann ein Albtraum sein, eine Zeit zu finden, in der sich eine Gruppe von Menschen treffen kann, insbesondere wenn Ihr Team groß ist oder Remote-Mitarbeiter umfasst. Mit Rallly können Sie eine einfache, unkomplizierte Umfrage erstellen, bei der die Teilnehmer an einem Tag für eine Veranstaltung abstimmen können, die für sie am besten geeignet ist. Es enthält auch einen offenen Kommentarbereich auf der Besprechungsseite, sodass die Teilnehmer die Besprechungsagenda planen oder Details vor der Veranstaltung besprechen können.

5. Assistant.to

Mit Assistant.to können Sie direkt arbeiten Google Mail und Google Kalender, um verfügbare Besprechungszeiten auszuwählen und diese offenen Slots für die Person freizugeben, mit der Sie eine Besprechung planen möchten.

Im Bildschirm zum Erstellen von Nachrichten in Google Mail können Sie die Dauer und den Ort der Besprechung auswählen. Diese Informationen sind in einer E-Mail enthalten, sodass der Empfänger auf die Zeit klicken kann, die für ihn am besten geeignet ist. Sobald Sie sich auf einen Zeitpunkt geeinigt haben, fügt die App das Meeting mit allen relevanten Details zu Ihrem Kalender hinzu. Derzeit ist die Gruppenplanung keine Option.

6. Kalender

Kalender, die vor kurzem Timebridge erworbenist ein kostenloser Dienst, der Google- und Apple-Kalender integriert. Die App bietet zwei Möglichkeiten, um Besprechungen zu planen.

Bei der “ausgehenden” Methode geben Hosts ihre eigene Verfügbarkeit an, listen die Teilnehmer auf, die zu einer Besprechung kommen möchten, und senden mithilfe der Kalendersoftware eine E-Mail, um die bevorzugten Zeiten aller zu erfassen. Nachdem der Kalender den idealen Zeitpunkt für alle Besprechungen festgelegt hat, plant die App die Besprechung für Sie. Mit der “Inbound” -Methode gibt Ihnen Calendar eine persönliche URL, unter der Benutzer Ihre Verfügbarkeit überprüfen und Zeiten anfordern können, um sich mit Ihnen zu treffen.

7. NeedToMeet

Für NeedToMeet müssen Sie sich nicht für ein Konto anmelden, um den Dienst nutzen zu können. Sie geben einfach eine kurze Beschreibung des Zwecks Ihres Meetings ein, blockieren Ihre Verfügbarkeit in einem Kalender und senden den Link an die Teilnehmer. Die kostenlose Version wird nicht mit Ihrem Kalender synchronisiert, bietet jedoch eine Premium-Abonnement die in Outlook integriert.

Dieses Tool unterscheidet sich von Diensten wie Rallye und Doodle dadurch, dass die Teilnehmer ihr bevorzugtes Datum und ihre bevorzugte Uhrzeit angeben können, anstatt nur aus einer vom Veranstalter festgelegten Liste von Datums- und Uhrzeitangaben auszuwählen.

8. YouCanBook.me

Wenn Sie Probleme haben, Ihre Verfügbarkeit den Kunden bekannt zu machen, probieren Sie YouCanBook.me aus. Dieser Freemium-Dienst bietet Nutzern eine benutzerdefinierte URL, über die Nutzer freie Plätze in Ihrem Google Kalender oder iCloud-Kalender anzeigen und Zeit mit Ihnen buchen können.

Mit diesem Service können Sie Ihre Buchungsseite mit verschiedenen Layouts anpassen. und das Logo Ihres Unternehmens.

9. Wählen Sie

Pick durchsucht automatisch alle Google Mail-Kalender nach offenen Slots und liefert dann eine Liste der für beide Seiten verfügbaren Zeiten. Sie können dann direkt über die App eine Kalendereinladung an alle Teilnehmer senden.

Alle Mitglieder Ihres Teams müssen ausgewählt sein, um ihre Verfügbarkeit zu teilen. Die App bietet Benutzern auch eine individuelle URL, sodass Sie Ihre Verfügbarkeit mit Personen teilen können, die eine Besprechung anfordern.

10. Gekritzel

Mit Doodle können Sie auswählen und Zeitoptionen und befragen Sie eine Gruppe, um herauszufinden, was für sie am besten funktioniert. Sie müssen sich nicht für ein Doodle-Konto anmelden, um an einer Umfrage teilnehmen zu können. Sie können auch eine öffentliche Doodle-URL erstellen, über die Einzelpersonen basierend auf Ihrer angegebenen Verfügbarkeit ein Meeting mit Ihnen anfordern können.

11. Calendly

Calendly lässt sich direkt in Google oder Office 365 integrieren und gibt Ihnen eine personalisierte URL, unter der Personen Ihre Verfügbarkeit anzeigen und Zeiten planen können, um Sie zu treffen. Sie bieten eine grundlegende kostenlose und einen bezahlten Prämienplan, der Gruppenplanung ermöglicht und andere zusätzliche Funktionen.

Mit der App können Sie benutzerdefinierte Besprechungstypen und -dauern einrichten, z. B. “30-minütiger Check-In” oder “60-minütige Projektüberprüfung”. Sie können dem Formular, mit dem sich Benutzer für ein Treffen mit Ihnen anmelden, auch benutzerdefinierte Fragen hinzufügen, einen Link zu einem Dokument oder einer Webseite hinzufügen, die Personen vor Ihrem Meeting überprüfen sollten, oder sogar Ereignisse privat machen.

12. Clara

Lernen Sie Clara kennen, eine virtuelle Assistentin, die durch maschinelles Lernen angetrieben wird und alle Ihre Besprechungen planen und sich mit Ihren Planungsmustern vertraut machen kann. Sobald Sie sich angemeldet haben, geben Sie Ihre Präferenzen an, an welchen Tagen und zu welchen Zeiten Sie für Besprechungen zur Verfügung stehen und welche Orte für Kaffee, Mittagessen oder Getränke.

Wenn jemand eine Besprechung anfordert, können Sie die E-Mail-Adresse von Clara (die an die Domäne Ihres Unternehmens angepasst werden kann) angeben, und der virtuelle Assistent bestimmt Uhrzeit, Datum, Dauer, Teilnehmer und Ort für die Besprechung. Sie versteht auch menschliche Befehle wie: “Ich bin krank, können Sie meine Besprechungen am Dienstag verschieben?”

Es funktioniert derzeit nur mit Google Mail und es hat eine kräftiger PreisAber es könnte die Kosten wert sein, wenn die Planung ein großes Problem für Ihr Unternehmen darstellt. Vor allem, wenn man bedenkt, dass es immer noch deutlich billiger ist als die Einstellung eines menschlichen persönlichen Assistenten.

13.Google Kalender

Wenn Ihr Team die GSuite verwendet und Planungsprozesse optimieren möchte, können Sie Besprechungen mit anderen über Google Kalender planen.

Wenn Ihre Arbeits-E-Mail bereits Teil einer GSuite-Mitgliedschaft ist, können Sie zu Ihrem Kalender gehen, ein anderes Teammitglied auf der Registerkarte “Treffen mit” auf der linken Seite suchen und dann auf dessen Namen klicken, um dessen Kalender gegen Ihren eigenen anzuzeigen. Wenn Sie in diesem Kalender auf ein Zeitfenster klicken, können Sie ein Meeting mit sich selbst und diesem Teamkollegen planen.

Wenn Ihre Teamkollegen nicht Teil Ihrer GSuite sind, können Sie auf die Schaltfläche “Teilen” klicken und Ihren Kalender mit ihrer E-Mail-Adresse teilen. Von dort aus können sie den Kalender eingeben und eine Besprechungszeit mit Ihnen vereinbaren.

Die Möglichkeiten für Meeting-Scheduler-Tools sind endlos. Die Wahl liegt letztendlich bei Ihnen, welche zu Ihrem persönlichen Workflow passt.

14. Zoomen

Zoom ist als eine der beliebtesten Videokonferenzplattformen bekannt, enthält jedoch auch Tools, die die Planung erheblich vereinfachen. Sie können die Besprechung zu Ihrem Kalender hinzufügen (wodurch möglicherweise eine Einladung an den Empfänger für Sie gesendet wird) oder die generierte Einladung kopieren und in eine E-Mail einfügen. Zu den Funktionen von Zoom Meetings gehören außerdem Aufnahme- und Transkriptionsfunktionen.

So planen Sie eine Besprechung mit dem HubSpot-Besprechungstool

Der HubSpot Meeting-Tool Mit dieser Option können Sie Besprechungen mit Kontakten buchen, ohne Zeit mit dem Hin und Her zu verschwenden, und es wird eine Verbindung mit Google Mail, Outlook und mehr hergestellt. Das Beste von allem: Es ist kostenlos.

Hier sind die Schritte, um loszulegen:

1. Eröffnen Sie ein kostenloses HubSpot Sales-Konto.

Das Meetings Tool wird kostenlos mit unserem Sales Hub geliefert. Beide sind in Kombination mit unserem kostenlosen CRM leistungsstark.

2. Klicken Sie auf der Registerkarte Vertrieb auf den Link Besprechungen.

Dadurch gelangen Sie zum Backend des Meetings-Tools, wo Sie Ihren eigenen Meeting-Link erstellen können.

3. Klicken Sie oben rechts auf die Schaltfläche “Meeting-Link erstellen”.

Möglicherweise wird die Option zur Auswahl von Persönlich oder Team angezeigt. Wenn nur Sie das Meeting anfordern, wählen Sie Persönlich.

4. Füllen Sie Ihre Besprechungsdetails aus.

HubSpot fragt nach der Überschrift (die in Ihrem Besprechungstool angezeigt wird), dem Namen, der gewünschten Link-URL und weiteren Details.

5. Konfigurieren Sie Ihr Meeting in HubSpot.

Es gibt auch zusätzliche Felder für optionale Details, die in die Einladung aufgenommen werden sollen, z. B. Betreff und Beschreibung, die an die Teilnehmer gesendet werden.

6. Geben Sie Ihre Verfügbarkeit an.

Dies ist das Hauptmerkmal, das das Hin und Her beseitigt. Wenn Sie festlegen, wann Sie sich treffen können, werden nur die Zeiten angezeigt, aus denen der Empfänger auswählen kann.

7. Fügen Sie Formularfragen zur Qualifizierung hinzu.

Wenn Sie im Verkauf tätig sind und Ihr Meeting-Tool für jedermann sichtbar ist, möchten Sie möglicherweise nur qualifizierten Interessenten erlauben, bei Ihnen zu buchen. In diesem Abschnitt sind einige Felder erforderlich, um Ihnen einen besseren Einblick zu geben.

8. Klicken Sie auf “Änderungen speichern” und überprüfen Sie Ihre Arbeit.

Sobald Sie auf diese Schaltfläche klicken, wird ein Popup angezeigt, das Ihren Seitenlink und den Einbettungscode enthält.

Kopieren Sie den Buchungslink und fügen Sie ihn in Ihren Browser ein. Überprüfen Sie, ob Ihr Meeting-Tool dieses Meeting so konfiguriert hat, wie Sie es möchten.

Wenn Sie bereit sind, dieses nette Tool zu nutzen, können Sie es jetzt kostenlos einrichten.

Anmerkung des Herausgebers: Dieser Beitrag wurde ursprünglich im Juli 2015 veröffentlicht und hinsichtlich Frische, Genauigkeit und Vollständigkeit aktualisiert.